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【ビジネスVol.7】 来客時の対応

2016.12.13


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 お客様が訪問された時、自信を持って応対できていますか?

自分が担当者や受付係ではないから、あるいは忙しいからなどの理由で、

受付や入口に立っているお客様を待たせてしまうなんてことはありませんか?

受付での印象は、会社全体のイメージも左右してしまいます。

 

 まず、来客に気づいたら素早く笑顔で「いらっしゃいませ」と声をかけます。

受付がない場合は、来客に気づいた人がすぐに笑顔で立ち上がって応対しましょう。

「失礼ですが、お約束でございますか?」

「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか?」等、

お声掛けをして相手の会社名と名前、約束の有無、誰と約束をしているのかなどを確認します。

先方が名乗ったら、

「お世話になっております。お待ちしておりました。」

の一言を添えましょう。

くれぐれも「アポは、ありますか?」などと

省略形を使わないように注意しましょう。

担当者に連絡をし、お客様をご案内する際に担当者が迎えに来る場合は

「すぐに〇〇が参りますので、こちらにお掛けになってお待ちください。」

と伝えます。アポなしで来客する訪問者があった場合は、

自分で「アポなし=会わない」と決めつけたりせず、

必ず担当者に相手の社名と名前、用件を伝え、

どうすればいいのか確認しましょう。

また、状況によっては担当者が居留守を使いたいときもあるので、

担当者がオフィスにいるのか、

不在にしているのかなどは相手に伝えずに担当者の都合を確認しましょう。

 もしも、断るように言われた場合どのように断れば良いのかも確認しましょう。

お断りする場合であっても、あくまでも丁寧な言葉遣いでお伝えしましょう。

来訪者にとっては、対応したあなたが会社の顔になることを意識することが大切です。

(ビジネスマナー/接客・接待・訪問のマナー/来客時の対応、自信ありますか?参照)

 

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