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【ビジネスVol.4】 電話対応の基本

2016.04.21


電話対応2

 

電話応対は仕事上、欠かせないビジネススキルです。その中でも要求されるのは、

好感度・正確さ・簡潔さです。

今回は電話の受け方、用件の聞き方、マナーについてご紹介します。

電話の応対は「明るく」「親切」「丁寧」が基本です。通常のトーンよりも少し高めの声が相手に聞きやすく届きます。

 

まず電話が鳴ったら3コール以内に出ます。「はい、○○(社名)でございます。」

この際、冒頭に「お電話ありがとうございます」等を添えると相手に印象よく伝わります。

3コール以上鳴ってから出る際は「大変お待たせしました。○○(社内)でございます。」で受けましょう。

取り次ぎの場合はいくつかパターンがありますが、不在の伝え方は状況によって多少異なります。

例えば外出している場合、名指し人が電話に出られないことを会社を代表して謝り、現在の状況を伝えます。

その上で、相手の意向を確認します。伝言を受けたら、電話をかけてきた相手の社名、氏名、伝言の内容を

メモし連絡先を尋ねます。内容は正確に聞き取り、用件は簡潔に整理してメモしましょう。

 

・外出時「あいにく○○は席を外しております。折り返しご連絡させるよう申し伝えましょうか?」

・不在時「あいにく○○は不在でございます。よろしければご用件をお伺いいたしましょうか?」   

 

名指し人が先方に連絡するまでは、あなたの責任だということを自覚し、電話応対から報告まで確実な仕事を

心掛けましょう。最近はビジネスツールとして、仕事のやり取りも携帯電話ですることが多くなりました。

その際に気をつけなくてはいけないのがやはり”マナー”です。会社にかかってきた電話を受けたら、その人が

会社の代表として話すことになります。電話は声を通じた会社の窓です。顔は見えないため、意識が耳に集中するので、

相手の心理状態がストレートに伝わってきます。たった1本の電話がその会社の印象を決めてしまうことがあります。

顔が見えないコミュニケーションだからこそ、電話応対においてのマナーには細心の注意が必要です。

 

電話対応のスキルは、どの職種にも共通して活かせるので身に付けましょう!

 

 

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